Si quieres saber cómo generar facturas en WooCommerce, lee atentamente sin despegarte de la pantalla porque te lo cuento paso a paso

WooCommerce mola, y mucho.

Y si estás pensando en montar una tienda online y aún no te has decidido por la plataforma que vas a utilizar, corre a montarla con WooCommerce ahora mismo.

Este plugin que transforma tu WordPress en una tienda online tiene de serie todo lo que necesitas para poder vender tus productos y recibir pedidos.

Pero como nos pasa a todos los humanos y a todas las máquinas, le falta algo para ser perfecto.

Bueno… a unos más que a otros 😎

¿Quieres lo mejor para tu web y tu proyecto online?

Pues será mejor que eches un ojo a las mejores herramientas de creación y diseño web.

Luego no digas que no te lo advertí...

El caso es que aunque WooCommerce sea la hostia en vinagre para vender en internet, le faltan pequeñas cosas que nos facilitarían mucho la vida.

Una de ellas es la de crear facturas por cada pedido que haga un cliente en la tienda.

Si tienes una tienda que reciba pocos pedidos al mes, aún te puedes permitir el lujo de perder algo de tiempo creando tú mismo las facturas una a una.

Sigue sin parecerme una buena idea, pero oye, si a ti no te importa, ¿quién soy yo para impedírtelo?

Pero como tengas una tienda que reciba decenas, cientos o incluso miles de pedidos al mes, a ver quién es el guapo que se pone a crear todas las facturas a mano sin morir en el intento.

Pues sea cual sea tu caso, hoy quiero facilitarte la vida y ahorrarte mucho tiempo.

La gran suerte de utilizar WordPress, es que (casi) seguro que hay un plugin para solucionar tu problema o tu necesidad, y en este caso no podía ser de otra manera. Y encima gratis.

Así que hoy vamos a ver cómo generar facturas en WooCommerce de manera automática cada vez que alguien hace un pedido… ¡y de paso también albaranes!

WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

Sí, WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips es el culpable de ahorrarte mucho tiempo que podrás dedicar a otras cosas más útiles.

Este plugin gratuito que puedes descargar desde aquí o instalarlo directamente desde el repositorio de WordPress como cualquier otro plugin, te permite generar facturas y albaranes en PDF en el momento que un cliente hace un pedido, y además, enviárselo por correo si así lo deseas.

Pero antes de sentarte tranquilamente en tu sillón con una copa de Whisky con hielo mirando como se van generando y enviando solas, vas a tener que configurar unas cosillas en los ajustes del plugin.

Opciones generales

Desde el panel de administración de WordPress, dirigirte a WooCommerce – Facturas PDF.

A partir de aquí, te voy a indicar en qué consisten todas las opciones y cuál te conviene más.

  1. ¿Cómo deseas visualizar el PDF?: cada vez que alguien hace un pedido, aparece junto a él un documento en PDF para la factura y otro documento para el albarán. Esta opción sirve para elegir si al hacer clic en ellos se descargan a tu ordenador o se abren en una pestaña nueva del navegador. Selecciona lo que prefieras.
  2. Elige una plantilla: tienes la posibilidad de crear una plantilla personalizada para las facturas y albaranes, pero como se trata de simplificar las cosas, tampoco es necesario que te compliques la vida. Déjalo en “Simple”, que es suficiente y no está tan mal el diseño que tiene la plantilla por defecto.
  3. Tamaño del papel: esto no requiere muchas explicaciones, déjalo en “A4”.
  4. Compatibilidad con símbolo de moneda extendido: si el símbolo de la moneda que estás usando no se ve bien en las facturas, puedes activar esta casilla. En principio no será necesario, pero ahí está por si acaso.
  5. Cabecera/logotipo de la tienda: desde aquí puedes subir el logotipo de tu tienda/marca, que será mostrado en la parte superior izquierda de la factura. (¿Aún no lo tienes? Haz clic aquí para saber cómo crear un logo online).
  6. Nombre de la tienda: aquí debes poner el nombre de tu empresa o el tuyo, en caso de ser autónomo. Recuerda que en los datos de las facturas deben ser identificativos y reales. Por mucho que tu tienda online se llame “tiendadegusiluces.com”, si ese nombre no está registrado como tu empresa, no debes ponerlo.
  7. Dirección de la tienda: lo mismo que el anterior. Pon aquí la dirección de tu empresa o del lugar que has indicado que vas a realizar la actividad profesional. Si eres autónomo y la dirección es tu domicilio, has de poner esa dirección. También es un buen lugar para introducir el NIF o el CIF.
  8. Pie de página: términos y condiciones, políticas, etc: lo que escribas aquí se mostrará en el pie de página de la factura, y es el lugar adecuado para incluir los términos y condiciones y la política de tu tienda. Como seguramente sea un tocho enorme que no cabe en un espacio de dos centímetros, puedes poner la URL de tu web donde explicas todo eso.
  9. Campos extra de la plantilla: en el caso de que quieras incluir más texto en el pie de páginas, puedes rellenar cada campo de esta sección, que equivalen a tres columnas del pie de página. No es necesario que escribas nada si no quieres.

Con esto ya has rellenado todo lo básico que ha de ser incluido en tus facturas y albaranes. Guarda los cambios y respira un poco, que vamos a por más.

Configurar facturas WooCommerce

Haz clic en la pestaña “Documentos”, y luego en “Factura”.

Aquí puedes configurar algunas cosas más de la factura, que vemos a continuación.

  1. Activar: asegúrate de que la casilla está marcada para que se generen las facturas.
  2. Adjuntar a: selecciona cuándo quieres que se adjunte la factura.
  3. Mostrar: en las siguientes casillas puedes elegir qué elementos mostrar o no en las facturas. Recuerda que es obligatorio por ley mostrar la fecha y el número de factura, así que esas casillas deben estar activadas.
  4. Siguiente número de la factura: aquí debes escribir el primer número que se mostrará en la numeración de las facturas. Si aún no has emitido ninguna factura desde tu tienda, debes introducir “1”. El número se irá incrementando cada vez que se genere una factura nueva.
  5. Formato de numeración: en el primer campo debes escribir el formato del prefijo que tendrá la numeración de las facturas. Por ejemplo, puedes escribir [invoice_year][invoice_month] para que se muestre el año y el mes actual antes de la numeración. El segundo campo es para introducir un sufijo, que puedes dejar vacío si no quieres poner nada. Por último, en el tercer campo introduce el número de dígitos que se mostrarán en la numeración. Si eliges 5 dígitos y vas por la factura número 12, se mostrarán tres ceros a la izquierda (00012). La numeración, con el prefijo incluido, quedaría así: 2017080012.
  6. Restablecer el número de factura anualmente: si quieres que la numeración empiece desde 1 con el cambio de año, activa esta casilla.
  7. Permitir descarga de facturas en Mi cuenta: si quieres que el cliente tenga acceso a sus facturas desde la página de su cuenta, puedes elegir la opción que más te convenga.
  8. Activar la columna de número de factura en pedidos: si activas esta casilla, en la sección de pedidos de WooCommerce aparecerá una columna indicando el número de la factura de cada pedido.
  9. Desactivar para productos gratuitos: si no quieres que se genere una factura en los productos gratuitos de tu tienda, activa esta casilla.

Configurar Albaranes WooCommerce

En la misma pestaña haz clic en “Albarán de entrega”.

Esto va a ser rápido.

Activa la primera casilla si quieres que se generen los albaranes de entrega, y elige lo que quieres que se muestre en ellos de las opciones que te da.

Fin.

En la pestaña “Estado” no hace falta que toques nada, déjalo como está.

Comprobar que se generan las facturas en WooCommerce

A partir de ahora, cada vez que recibas un pedido verás dos botones nuevos en la columna “Acciones”, uno para descargar o abrir la factura, y otro para descargar o abrir el albarán de entrega.

 

woocommerce pdf invoices & packing slips

Albarán y factura WooCommerce

 

En el caso de ser un impaciente que no puede esperar a recibir un pedido para ver si funciona, puedes hacerlo tú mismo (eligiendo transferencia bancaria para no cobrarte a ti mismo).

Conclusión

Y así es como se puede solucionar la carencia de WooCommerce fácilmente en un plis plas.

Asegúrate de rellenar bien todos los datos obligatorios que debe tener una factura en tu país. En el caso de España lo puedes encontrar en el enlace que acabo de poner.

Espero que te haya sido útil el artículo, y si tienes cualquier duda ya sabes, házmela en los comentarios y te responderé.

 

Imagen del artículo: luis_molinero / Freepik