Cómo generar albaranes y facturas en WooCommerce en 5 minutos

Si quieres saber cómo generar facturas en WooCommerce, lee atentamente sin despegarte de la pantalla porque te lo cuento paso a paso

WooCommerce mola, y mucho.

Y si estás pensando en montar una tienda online y aún no te has decidido por la plataforma que vas a utilizar, corre a montarla con WooCommerce ahora mismo.

Este plugin que transforma tu WordPress en una tienda online tiene de serie todo lo que necesitas para poder vender tus productos y recibir pedidos.

Pero como nos pasa a todos los humanos y a todas las máquinas, le falta algo para ser perfecto.

Bueno… a unos más que a otros ?

El caso es que aunque WooCommerce sea la hostia en vinagre para vender en internet, le faltan pequeñas cosas que nos facilitarían mucho la vida.

Una de ellas es la de crear facturas por cada pedido que haga un cliente en la tienda.

Si tienes una tienda que reciba pocos pedidos al mes, aún te puedes permitir el lujo de perder algo de tiempo creando tú mismo las facturas una a una.

Sigue sin parecerme una buena idea, pero oye, si a ti no te importa, ¿quién soy yo para impedírtelo?

Pero como tengas una tienda que reciba decenas, cientos o incluso miles de pedidos al mes, a ver quién es el guapo que se pone a crear todas las facturas a mano sin morir en el intento.

Pues sea cual sea tu caso, hoy quiero facilitarte la vida y ahorrarte mucho tiempo.

La gran suerte de utilizar WordPress, es que (casi) seguro que hay un plugin para solucionar tu problema o tu necesidad, y en este caso no podía ser de otra manera. Y encima gratis.

Así que hoy vamos a ver cómo generar facturas en WooCommerce de manera automática cada vez que alguien hace un pedido… ¡y de paso también albaranes!

WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

Sí, WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips es el culpable de ahorrarte mucho tiempo que podrás dedicar a otras cosas más útiles.

Este plugin gratuito que puedes descargar desde aquí o instalarlo directamente desde el repositorio de WordPress como cualquier otro plugin, te permite generar facturas y albaranes en PDF en el momento que un cliente hace un pedido, y además, enviárselo por correo si así lo deseas.

Pero antes de sentarte tranquilamente en tu sillón con una copa de Whisky con hielo mirando como se van generando y enviando solas, vas a tener que configurar unas cosillas en los ajustes del plugin.

Opciones generales

Desde el panel de administración de WordPress, dirigirte a WooCommerce – Facturas PDF.

A partir de aquí, te voy a indicar en qué consisten todas las opciones y cuál te conviene más.

  1. ¿Cómo deseas visualizar el PDF?: cada vez que alguien hace un pedido, aparece junto a él un documento en PDF para la factura y otro documento para el albarán. Esta opción sirve para elegir si al hacer clic en ellos se descargan a tu ordenador o se abren en una pestaña nueva del navegador. Selecciona lo que prefieras.
  2. Elige una plantilla: tienes la posibilidad de crear una plantilla personalizada para las facturas y albaranes, pero como se trata de simplificar las cosas, tampoco es necesario que te compliques la vida. Déjalo en “Simple”, que es suficiente y no está tan mal el diseño que tiene la plantilla por defecto.
  3. Tamaño del papel: esto no requiere muchas explicaciones, déjalo en “A4”.
  4. Compatibilidad con símbolo de moneda extendido: si el símbolo de la moneda que estás usando no se ve bien en las facturas, puedes activar esta casilla. En principio no será necesario, pero ahí está por si acaso.
  5. Cabecera/logotipo de la tienda: desde aquí puedes subir el logotipo de tu tienda/marca, que será mostrado en la parte superior izquierda de la factura. (¿Aún no lo tienes? Haz clic aquí para saber cómo crear un logo online).
  6. Nombre de la tienda: aquí debes poner el nombre de tu empresa o el tuyo, en caso de ser autónomo. Recuerda que en los datos de las facturas deben ser identificativos y reales. Por mucho que tu tienda online se llame “tiendadegusiluces.com”, si ese nombre no está registrado como tu empresa, no debes ponerlo.
  7. Dirección de la tienda: lo mismo que el anterior. Pon aquí la dirección de tu empresa o del lugar que has indicado que vas a realizar la actividad profesional. Si eres autónomo y la dirección es tu domicilio, has de poner esa dirección. También es un buen lugar para introducir el NIF o el CIF.
  8. Pie de página: términos y condiciones, políticas, etc: lo que escribas aquí se mostrará en el pie de página de la factura, y es el lugar adecuado para incluir los términos y condiciones y la política de tu tienda. Como seguramente sea un tocho enorme que no cabe en un espacio de dos centímetros, puedes poner la URL de tu web donde explicas todo eso.
  9. Campos extra de la plantilla: en el caso de que quieras incluir más texto en el pie de páginas, puedes rellenar cada campo de esta sección, que equivalen a tres columnas del pie de página. No es necesario que escribas nada si no quieres.

Con esto ya has rellenado todo lo básico que ha de ser incluido en tus facturas y albaranes. Guarda los cambios y respira un poco, que vamos a por más.

Configurar facturas WooCommerce

Haz clic en la pestaña “Documentos”, y luego en “Factura”.

Aquí puedes configurar algunas cosas más de la factura, que vemos a continuación.

  1. Activar: asegúrate de que la casilla está marcada para que se generen las facturas.
  2. Adjuntar a: selecciona cuándo quieres que se adjunte la factura.
  3. Mostrar: en las siguientes casillas puedes elegir qué elementos mostrar o no en las facturas. Recuerda que es obligatorio por ley mostrar la fecha y el número de factura, así que esas casillas deben estar activadas.
  4. Siguiente número de la factura: aquí debes escribir el primer número que se mostrará en la numeración de las facturas. Si aún no has emitido ninguna factura desde tu tienda, debes introducir “1”. El número se irá incrementando cada vez que se genere una factura nueva.
  5. Formato de numeración: en el primer campo debes escribir el formato del prefijo que tendrá la numeración de las facturas. Por ejemplo, puedes escribir [invoice_year][invoice_month] para que se muestre el año y el mes actual antes de la numeración. El segundo campo es para introducir un sufijo, que puedes dejar vacío si no quieres poner nada. Por último, en el tercer campo introduce el número de dígitos que se mostrarán en la numeración. Si eliges 5 dígitos y vas por la factura número 12, se mostrarán tres ceros a la izquierda (00012). La numeración, con el prefijo incluido, quedaría así: 2017080012.
  6. Restablecer el número de factura anualmente: si quieres que la numeración empiece desde 1 con el cambio de año, activa esta casilla.
  7. Permitir descarga de facturas en Mi cuenta: si quieres que el cliente tenga acceso a sus facturas desde la página de su cuenta, puedes elegir la opción que más te convenga.
  8. Activar la columna de número de factura en pedidos: si activas esta casilla, en la sección de pedidos de WooCommerce aparecerá una columna indicando el número de la factura de cada pedido.
  9. Desactivar para productos gratuitos: si no quieres que se genere una factura en los productos gratuitos de tu tienda, activa esta casilla.

Configurar Albaranes WooCommerce

En la misma pestaña haz clic en “Albarán de entrega”.

Esto va a ser rápido.

Activa la primera casilla si quieres que se generen los albaranes de entrega, y elige lo que quieres que se muestre en ellos de las opciones que te da.

Fin.

En la pestaña “Estado” no hace falta que toques nada, déjalo como está.

Comprobar que se generan las facturas en WooCommerce

A partir de ahora, cada vez que recibas un pedido verás dos botones nuevos en la columna “Acciones”, uno para descargar o abrir la factura, y otro para descargar o abrir el albarán de entrega.

woocommerce pdf invoices & packing slips
Albarán y factura WooCommerce

En el caso de ser un impaciente que no puede esperar a recibir un pedido para ver si funciona, puedes hacerlo tú mismo (eligiendo transferencia bancaria para no cobrarte a ti mismo).

Conclusión

Y así es como se puede solucionar la carencia de WooCommerce fácilmente en un plis plas.

Asegúrate de rellenar bien todos los datos obligatorios que debe tener una factura en tu país. En el caso de España lo puedes encontrar en el enlace que acabo de poner.

Espero que te haya sido útil el artículo, y si tienes cualquier duda ya sabes, házmela en los comentarios y te responderé.

Imagen del artículo: luis_molinero / Freepik

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31 comentarios en “Cómo generar albaranes y facturas en WooCommerce en 5 minutos”

    1. Hola Andrés,

      Al contrario que en las facturas, en la pestaña de albaranes no hay opción para adjuntarlos en los correos, hay que verla y descargarla desde la sección de pedidos de WooCommerce.

      Un saludo.

  1. Buenas tardes.
    Gracias por esta explicación fácil y sencilla de cómo utilizar este plugin.
    Hay alguna posibilidad de que no se mande factura al cliente una vez se haga elpedido, sino un albarán y enviar factura cuando se quiera?
    Gracias.

    1. Hola Fernando,

      Para no enviar la factura al cliente automáticamente por email basta con desmarcar las casillas de la sección «Adjuntar a», dentro de las opciones de las facturas.

      Un saludo.

    1. Hola Francisco,

      No he probado la versión premium, pero viendo su página web parece que con ella sí que se podría desglosar el IVA de los productos.

      Un saludo.

  2. Genial tu explicación, muchas gracias!
    Pero tengo un problema. A pesar de tener el campo NIF como obligatorio en el Checkout, la Factura PDF no lo contempla.
    Sabes como puedo incluir el campo NIF del cliente en la factura?

    Gracias!

    1. Hola Romina,

      Con la versión gratuita de «WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips» no se puede hacer, pero con la versión premium, según indican en su web, sí que se pueden incluir campos personalizados como el DNI.

      Un saludo y gracias a ti.

  3. hola,
    mi problema es que cuando me entra un pedido y este pedido esta pendiente de pago o procesando da igual se genera la factura y yo quiero que solo se genere cuando el pedido se completa y el cliente recibe su copia, eso se puede hacer?
    muchas gracias

    1. Sergio Gómez

      Hola Álvaro,

      Con WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips no se puede cambiar esa opción. Con el plugin Booster for WooCommerce lo podrías hacer, quizás te interese cambiarlo por ese.

      Un saludo.

      1. Si ya he probado el booster y me soluciona eso pero presenta otro problema, en la factura muestra los valores por sus propios shorcodes y no hay ninguno para mostrar los gastos de envio sin impuestos por ejemplo o el canon digital que tengo que cobrarle al cliente en fin a todos les falla algo jajaja

        1. Sergio Gómez

          Vaya por dios jaja
          Pues son los únicos que conozco para generar facturas, quizás buscando encuentras la solución perfecta (será de pago, eso seguro).

  4. Tengo de hace tiempo el WooCommerce y me funciona realmente bien, pero el problema es que vendo tambien por amazon, manoamano… y quisiera saber si es posible redireccionar las facturas y albaranes directamente a mi web, al Woocommerce o tenerlo todo junto, tengo demasiados pedidos en cada sitio y me cuesta organizarme.

    gracias

    1. Sergio Gómez

      Hola Jose,

      Con WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips no es posible conectar la facturación con otra web. Es un tema algo complejo y este plugin es bastante básico.

      Un saludo.

  5. Hola súper bueno tu post. Gracias.
    Mi duda es si se puede hacer la factura en diferentes idiomas, tengo la web en inglés y alemán y solo se genera en inglés. No se si se puede hacer de alguna manera en Alemán también. Gracias!

    1. Hola Mariela,

      Es posible hacer la factura en diferentes idiomas con la versión de pago de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips. Tiene compatibilidad con WPML y Polylang.

      Un saludo.

  6. Hola Sergio.

    Existe la posibilidad de diferenciar dos tipologías/numeraciones de facturas? Me han comentado que es necesaria una numeración para las simplificadas y otra numeración para las estándar. En caso de no permitir esto, el plugin te deja saltar, por ej, de la factura 3 a la 5 y así generar manualmente la número 4 con la otra tipología?

    Gracias de antemano y un saludo.

    1. Hola Pedro,

      En las características de la versión Pro del plugin pone esto: «Use separate numbering systems and/or format for proforma invoices and credit notes or utilize the main invoice numbering system». No sé si esto te sirve o no, pero échale un ojo.

      Un saludo.

    1. Hola Claudia,

      La versión premium de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips incluye un personalizador que sí que permite añadir las imágenes de los productos.

      Un saludo.

  7. Buen día! en caso de que quiera generar una factura con varias compras como se haría, es decir si un cliente compra varias veces pero en momentos diferentes y luego quisiera hacer una factura agrupada de esas facturas

  8. Gracias por el artículo. Quería saber si es posible mostrar la base imponible en las facturas de woocommerce. LA base imponible, sería el total de la factura menos los impuestos. Es algo tan básico y acorde con la legislación europea, debe reflejarse en la factura.
    Saludos

  9. Luis Quesada Romero

    Gran post enhorabuena!!
    Tengo una duda, si necesito generar un albarán de entrada? es decir generar un documento donde pueda introducir mediante un lector los artículos que entrar en el almacén en un porte?
    Los artículos se deberían añadir al stock del almacén de esta forma tengo reflejado en un documento los artículos que entrar en ese numero de porte. Gracias de nuevo!!!!!

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