Salon Booking, un plugin de reservas para WordPress muy completo

Hoy voy a hablar de uno de los mejores plugins de reservas en WordPress que he probado: Salon Booking System.

Si tienes un negocio en el que tus clientes tienen que pedir cita previa para reservar alguno de tus servicios, este plugin te parecerá una maravilla por sus funcionalidades y su aspecto visual.

Salon Booking te permite gestionar un calendario de reservas, mostrar tu carta de servicios, permitir elegir el personal que va a llevarlo a cabo, cobrar a tus clientes por adelantado… vamos, todo lo que se puede esperar de un plugin de reservas totalmente funcional.

He de decir que he probado montones de plugins de reservas gratuitos, y ninguno me ha convencido al 100%. Al que tiene una funcionalidad que te interesa, le falta otra imprescindible, pruebas otro, y le pasa exactamente lo mismo.

No es algo casual, ya que cuando hablamos de plugins orientados a negocios, como es el caso, las funcionalidades buenas están en las versiones de pago de los mismos, y por eso capan las versiones gratuitas para que sea casi imprescindible pasar por caja.

Pero la verdad es que la versión gratuita de Salon Booking es realmente buena para realizar reservas sin más (sin necesidad de pagar por anticipado).

Si necesitas que los clientes puedan pagar directamente en la web a la hora de realizar la reserva, tienes que comprar la versión de pago del plugin, que permite implementar métodos de pago por PayPal y Stripe.

Yo la he probado, y realmente vale la pena si necesitas gestionar pagos y reservas en tu web. Por eso, hoy te voy a contar cómo funciona este plugin y cómo te puede ayudar para tu negocio 😉

Para quién es Salon Booking

Según los autores, este plugin está pensado para negocios como peluquerías, barberías, centros de belleza y spas, centros médicos, tiendas de reparaciones, centros deportivos, sitios de alquiler… pero lo cierto es que puede ser útil para cualquier negocio que funcione mediante reservas:

Fisioterapeutas, psicólogos, nutricionistas, entrenadores personales, sastrerías, talleres, dentistas, centros de ocio (fiestas de cumpleaños, escape rooms…) y un largo etcétera de negocios.

El plugin se puede adaptar a todo lo que tenga que ver con reservas online. Aunque si te queda alguna duda sobre si puede ser útil para ti, sigue leyendo para conocer su funcionamiento y así salir de dudas 😉

Añadir servicios y trabajadores en Salon Booking

Salon Booking te permite añadir todos los servicios que ofreces en tu negocio y añadir a todo el personal que trabaja en él, para darle la posibilidad a tus clientes de elegir el servicio y la persona que lo llevará a cabo.

Vamos a ver cómo funcionan ambas opciones.

Añadir tus servicios

Dirígete a la pestaña “Salon – Servicios”. Verás que hay algunos servicios ya creados por defecto a modo de prueba. Puedes eliminarlos y crear los tuyos propios.

Para este ejemplo, voy a crear servicios que podría tener una peluquería cualquiera.

Estas son las cosas que puedes configurar:

Nombre del servicio: escribe el nombre que quieres que aparezca a la hora de elegir el servicio.

Precio: introduce el precio de este servicio.

Unidades por sesión: selecciona aquí el número de reservas que puede recibir en la misma fecha y hora este servicio. Por ejemplo, si solo hay dos trabajadores que realizan el corte de pelo a hombres, seleccionamos “2”.

Duración: aquí hay que indicar la duración media aproximada que tiene el servicio. Por defecto, solo puedes elegir de una en hora, pero lo puedes configurar para mostrar rangos de tiempo de menor duración, luego veremos cómo.

Secundario: si marcas esta casilla, tienes que elegir el servicio “padre” al que pertenece este servicio. No aparecerá entre los servicios principales del negocio, sino que aparecerá como un complemento del servicio principal.

Servicio exclusivo: si marcas esta casilla, el cliente no podrá reservar otro servicio al mismo tiempo que este.

Ocultar en front-end: si no quieres que el servicio se muestre en el formulario, activa esta casilla. En ese caso, tú, como administrador, sí que podrías gestionar una reserva de ese servicio desde la administración del plugin.

No requiere asistente: en el caso de que no sea necesario un asistente (trabajador) para llevar a cabo el servicio, marca esta casilla. Puede ser el caso de un negocio de alquiler por horas de salas, equipación, etc.

Días disponibles para reservar cita on-line: aunque puedes configurar los días y horas de apertura de tu negocio en los ajustes del plugin, puedes designar un calendario y horario especial a cada uno de los servicios. En el caso de que el servicio se pueda reservar mientras esté el negocio abierto, no es necesario indicar nada aquí, porque luego veremos cómo programar el calendario general.

Descripción del servicio: puedes escribir una descripción acerca del servicio, que será mostrada en el formulario de reserva.

Categoría: puedes asignar una categoría al servicio.

Imagen destacada: también puedes subir una imagen destacada para el servicio, que se mostrará junto con su nombre en el formulario de reserva.

Añadir a los empleados

Una vez hayas añadido todos los servicios, puedes añadir a los empleados (llamados asistentes en Salon Booking) que trabajan en el negocio.

Esto es útil para negocios en los que el cliente puede elegir qué trabajador quiere que lleve a cabo el servicio. En el ejemplo de la peluquería, si hay dos peluqueros trabajando, y el cliente prefiere que le corte el pelo el Peluquero X, podría elegirlo a la hora de realizar su reserva online.

Para añadirlos, ve a la pestaña “Salon – Asistentes”.

Desde ahí, puedes añadir información sobre cada uno de los trabajadores. Puedes indicar su email, un teléfono y los servicios que realiza.

Si un trabajador realiza todos los servicios que has creado, no es necesario que hagas nada. En el caso de que solo realice alguno de ellos, puedes indicarlo seleccionando qué servicios hace.

También puedes indicar si el trabajador acepta diferentes clientes al mismo tiempo. Útil para negocios dedicados a dar clases a varios alumnos, excursiones con guía, etc.

Puedes indicar los días disponibles para reservar con este trabajador (o dejar en blanco si utilizará el calendario general del negocio) e indicar los días en los que estará de vacaciones.

Por último, incluso puedes subir una foto del empleado, que se mostrará junto con su nombre en el formulario de reservas para poner cara a tus empleados y así conectar más con tus clientes 🙂

Ajustes del plugin para reservas

Ahora que ya has introducido tus servicios y tus trabajadores, vamos a ver cómo configurar todos los ajustes principales que afectan al funcionamiento del plugin.

Los ajustes del plugin se encuentran en la pestaña “Salon – Ajustes”. Desde aquí, puedes configurar varias cosas, que vemos a continuación.

Ajustes generales

En la pestaña “General”, lo primero que te pide es información sobre tu negocio: el nombre del negocio, el email, el teléfono, la dirección y el logotipo.

Para no extender el artículo hasta el infinito (tiene montones de opciones), vamos a ver algunas de las configuraciones más interesantes.

Notas de reserva: puedes poner un texto que se mostrará en la página final de compra, antes de realizar el pago. Puedes poner un texto como “En caso de retraso, guardaremos su «asiento» durante 15 minutos, después de lo cual perderá su prioridad.” o similar.

Selección del asistente: desde aquí, puedes elegir si el cliente va a poder elegir al trabajador para realizar el servicio, elegir a varios empleados, o si recibirá un email con la confirmación de la reserva.

Servicios de SMS: puedes configurar el envío de SMS con notificaciones al cliente creando y configurando una cuenta en Plivo o Twilio.

Servicio de correo electrónico: puedes activar recordatorios para el cliente mediante emails. Puedes elegir con cuánta antelación se le enviará y personalizar el email.

Seguimiento automático: también puedes configurar un email que se le enviará al cliente después de que haya tenido la cita. Este email es personalizable, y puedes invitarle a volver a realizar una reserva, ponerte una valoración, etc.

Ajustes de fecha y hora: aquí puedes elegir el formato que tendrá la fecha y la hora, así como el día que comienza la semana.

Reglas de las reservas

En la pestaña “Booking rules” es donde puedes configurar cómo los clientes podrán hacer la reserva online e indicar el horario de apertura. Es imprescindible configurar bien estos ajustes para que no haya problemas con las reservas de tus clientes.

Vamos a ver cada uno de los apartados de esta pestaña.

Tipo de disponibilidad: puedes elegir entre tres opciones:

1. Básico: considera sólo la fecha y hora de la reserva, y tiene en cuenta la duración predeterminada que has indicado para los servicios. Por ejemplo, si el cliente elige los servicios corte de pelo y peinado, y has indicado una duración media de 30 minutos, si reserva a las 9:00h, a las 9:30h habrá acabado la reserva y otro cliente podrá reservar a las 9:30h.
2. Avanzado: suma el tiempo de cada servicio seleccionado, por lo que, en el caso de que el cliente seleccione corte (con duración de 30’) y peinado (con duración de 10’), si la reserva es a las 9:00h, terminará a las 9:40h. Es el caso que mejor se adapta a la mayoría de negocios, y los creadores de Salon Booking te recomiendan elegir esta opción.
3. De gama alta: tiene en cuenta la fecha y la hora de la reserva, la duración de los servicios y los asistentes que los realizan, así como el orden de ejecución de los servicios, y está pensado para negocios con muchos trabajadores, y que éstos realizan los servicios en un orden específico.

Clientes por sesión: selecciona cuántos clientes pueden ser atendidos al mismo tiempo. En el caso de la peluquería con dos trabajadores, el número a indicar sería 2.

Duración media de la sesión: indica la duración media de una sesión, es decir, cuánto tiempo se tarda aproximadamente en realizar el servicio. Esto marcará las fracciones de tiempo que aparezcan disponibles en el calendario de reservas.

Espacio entre reservas: si necesitas un tiempo de preparación entre un cliente y otro (por ejemplo, para acondicionar la sala, para limpiar, para preparar material…), puedes indicar aquí el tiempo que debe haber entre reserva y reserva.

Esto repercutirá en el calendario de reservas. Por ejemplo, si indicas que debe haber un descanso de 5 minutos y los servicios tienen una duración de 30 minutos, si la primera hora disponible para reservar es a las 9:00, la siguiente hora será a las 9:35, en lugar de las 9:30h.

Sincronización de reservas online: aquí puedes indicar el tiempo mínimo y máximo en que los clientes pueden realizar una reserva. Por ejemplo, puedes indicar que puedan hacer la reserva con un mes de antelación como máximo, y que puedan reservar hasta una hora antes de hora de la cita.

Días disponibles para reservar cita on-line: esta es una de las partes más importantes de un plugin de reservas, ya que es donde debes indicar los días y horas de disponibilidad para reservar los servicios.

Por defecto, vienen marcados los días laborales y un horario de turno partido, pero puedes modificarlo según el horario de apertura de tu negocio. La manera de configurar el calendario en Salon Booking está genial, una de las mejores interfaces que he visto en un plugin de reservas para WordPress. Muy intuitivo y fácil.

Por ejemplo, si tu negocio abre de 9:00h a 13:00h y de 15:00h a 19:00h de lunes a viernes, y de 9:00h a 13:00h los sábados, tendrías que crear dos reglas, una para los días de entre semana, y otra para los sábados, y quedaría de la siguiente manera:

Días de vacaciones: también puedes indicar los periodos en los que el negocio estará cerrado, marcando el día y hora en que comienzan las vacaciones y el día y hora en que acaban:

Puedes indicar varios periodos de vacaciones.

Confirmación de reserva manual: si quieres comprobar y confirmar manualmente las reservas que hagan en la web, tienes que activar la casilla “Confirmación de la cita”. Debes saber que si activas esta opción, los métodos de pago se desactivarán.

Páginas requeridas de Salon Booking: aquí tienes que indicar qué páginas van a ser la de reserva, la de “mi cuenta” y la de “gracias”. Cuando instalas el plugin, se crean tres páginas: Booking, My account y Thank you for Booking, por lo que puedes seleccionar estas o crear las tuyas propias.

Cancelación de la reserva de usuario: si quieres permitir que los usuarios puedan cancelar su reserva, marca la casilla “Cancelación de reserva” e indica el tiempo de antelación con el que pueden cancelarla.

Detenga el servicio de reservas online: si por algún motivo quieres deshabilitar las reservas en la web, puedes activar esta opción y escribir el mensaje que se mostrará a los usuarios en lugar del calendario de reservas.

Ajustes para comprar

En esta pestaña puedes configurar algunas cosas para la hora de realizar la reserva.

Por un lado, puedes elegir si los usuarios pueden realizar la reserva sin estar registrados o haber iniciado sesión, o si, por el contrario, es obligatorio crear una cuenta. Aunque también puedes forzar que hagan la reserva como invitados activando la casilla “Forzar checkout como invitado”.

También puedes habilitar un inicio de sesión mediante la cuenta de Facebook del usuario, aunque para ello debes configurar una API de Facebook.

Si quieres limitar el número de servicios que un usuario puede reservar cada vez, puedes configurarlo en “Selección del límite del servicio”, o dejarlo sin ningún límite si pueden reservar cuantos servicios necesiten.

Otra cosa que puedes hacer es indicar qué datos pedirás a los usuarios a la hora de finalizar la reserva. Los campos disponibles son nombre, apellidos, email, teléfono y dirección. Aquí se echa de menos poder añadir algún campo personalizado extra, pero es un mal menor, comparado con todas las opciones de este plugin de reservas.

Por último, puedes habilitar el uso de descuentos. Si activas la casilla “Sistema de cupones avanzados” y guardas los cambios de la configuración, una nueva pestaña llamada “Discounts” aparecerá en el menú de WordPress, dentro de “Salon”.

Pagos para las reservas online

Una de las opciones interesantes de Salon Booking es la posibilidad de poder cobrar por adelantado a los clientes cuando realizan una reserva en la web. Para eso, recuerda que es necesario comprar la versión de pago del plugin.

Vamos a ver qué puedes configurar en esta pestaña, para que puedas ver si te merece la pena adquirirla o no.

Sólo pago: lo primero que tienes que hacer para habilitar los pagos, es activar esta opción.

Pagar después: en el caso de que quieras ofrecer la posibilidad de pagar el día de la reserva en persona, puedes activar esta casilla.

Pagar un depósito: también tienes la posibilidad de hacer que paguen una parte de la reserva a modo de depósito. Puedes configurar un porcentaje sobre el precio del/los servicio/s que vaya a reservar o una cantidad fija del importe que tú quieras.

Visibilidad de los precios: si quieres que los precios estén ocultos, puedes activar la casilla “Ocultar precios”, aunque esto deshabilitará los pagos online.

Email pendiente de pago: cuando un cliente hace una reserva online, se le envía un email en el último paso del formulario, donde el estado de la reserva es “pendiente de pago”, y otro una vez se ha realizado el pago o cuando el usuario elige la opción de pagar en el loca. Si activas esta casilla, el primer email no se le mandará a los usuarios.

Reservas impagadas: si activas la casilla “Activar cancelación”, las reservas que no hayan sido pagadas, se cancelarán automáticamente una vez haya pasado el tiempo que tú indiques. De esta manera, se libera la hora que había sido reservada pero que no ha sido pagada.

Moneda: aquí tienes que indicar la moneda que vas a utilizar, la posición del símbolo de la moneda, el signo para el separador de decimales y el signo para el separador de miles.

Métodos de pago: puedes habilitar el método de pago con PayPal o con Stripe. Lo malo es que no puedes utilizar los dos a la vez, sólo puedes elegir uno de ellos. Configura el que vayas a utilizar. Si utilizas PayPal, tienes que poner tu email de PayPal, y si utilizas Stripe, tienes que introducir la Secret Key y la Publishable Key.

Estilos del formulario de reservas

Desde la pestaña “Style” vas a poder configurar algunos aspectos visuales del formulario de reservas de Salon Booking.

Puedes configurar el tamaño del formulario y los principales colores que utilizará, para adaptarlo al estilo de tu web.

Google Calendar

Otra de las cosas buenas de Salon Booking es que puedes conectarlo con tu Google Calendar, para tener siempre a mano las reservas que vas teniendo.

Lo puedes configurar desde la pestaña “Google Calendar”, introduciendo los datos necesarios. Aquí te dejo un tutorial para configurar tu calendario de Google con el plugin de reservas.

Cómo mostrar el formulario de reservas en WordPress

Como he comentado anteriormente, el plugin crea automáticamente tres páginas en WordPress, una de ellas es llamada “Booking”, y tiene el siguiente shortcode: [salon/]

En esta página es donde se muestra el calendario de reservas, por lo que en principio, no deberías hacer nada más. Puedes cambiarle el nombre y el slug a la página para ponerlo en español.

Pero no te tienes que conformar con mostrarlo en esa página sin más. En el caso de que quieras mostrarlo en otra página junto con otro elementos (una página maquetada con Elementor, por ejemplo), puedes pegar el shortcode [salon/] también.

Aquí puedes ver algunas demos de formularios de reservas creados con Salon Booking para diferentes tipos de negocios.

Conclusión sobre Salon Booking

Como he dicho ya antes, Salon Booking me parece uno de los mejores plugins de reservas para WordPress, ya que es bastante completo y visual.

Y en el caso de que necesites más funcionalidades de las que ya trae, puedes echar un ojo a sus addons, que incluyen cosas interesantes como más formas de pago, chatbot, envíos de SMS, etc.

Lo dicho, si quieres probarlo, puedes hacerlo tú mismo utilizando la versión gratuita del plugin, y, en el caso de que te guste y necesites implementar métodos de pago, puedes adquirir su versión de pago, que no te defraudará.

Y si lo pruebas, te animo a dejar tus impresiones en los comentarios, por supuesto 😉